- Faktor
Penting Dalam Suatu Perusahaan
Dalam Teknologi Informasi Dala Penerapan Konsep Kualitas
TQM adalah
faktor yang penting dalam suatu perusahaan dan juga dalam teknologi informasi
adapun konsep dasar dari total quality adalah:
1.
Tujuan :
Perbaikan proses secara
terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan.
2.
Prinsip :
Difokuskan pada pelanggan, perbaikan
proses dan keterlibatan total.
3.
Elemen :
Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi,
ganjaran dan pengakuan serta pengukuran.
- Prinsip
Dalam Penerapan Konsep Kualitas
Tiga prinsip
mutu yaitu :
1.
Fokus pada pelanggan
Mutu berdasarkan pada konsep bahwa
setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan
harus dipenuhi setiap saat kalauorganisasi/perusahaan secara keseluruhan
bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli).
2.
Perbaikan proses
Konsep perbaikan terus menerus
dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan
yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan
jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja
sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki
keandalan. Ttotal quality manajemen,ujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang
handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa
variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya
belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang
kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi
kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.
3.
Keterlibatan total
Pendekatan
ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha
yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai
suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki.
Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output
melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk
memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga
dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para
karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan
organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama
dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut.
- Elemen
Pendukung Dalam Penerapan Konsep Kualitas
1.
Kepemimpinan
Manajer senior harus mengarahkan
upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang
komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan
konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai
kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan
pimpinan tidak bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus
sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional
di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat
pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat.
Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa
mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka
maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya.
Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari
tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai
perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.
2.
Pendidikan dan Pelatihan
Mutu didasarkan pada ketrampilan
setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan
ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi
yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan.
Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama
akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking,
statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan
pelanggan yang paripurna.
3.
Struktur Pendukung
Manajer senior mungkin memerlukan
dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi
pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui
konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu
sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior
untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui "network"
dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai
narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer
senior.
4.
Komunikasi
Komunikasi dalam suatu lingkungan
mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi
kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk
melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus
bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan
pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.
5.
Ganjaran dan Pengakuan
Tim individu yang berhasil
menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga
karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang
diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses
menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju
pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara
menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu
harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi
karyawan lainnya.
6.
Pengukuran
Penggunaan data hasil pengukuran
menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan,
pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang
penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data.
Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur
untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka
benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan
penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi
setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.
7.
Prinsip dari sistem TQM adalah
melibatkan semua elemen karyawan mulai dari " Top Management" sampai
dengan pelaksana teknis " Button Up Management". Sistem TQM harus
dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan efisien dam efektif dalam semua
aktifitas di lingkungan perusahaan untuk mencapai tujuan, sasaran dan target
produktivitas sesuai dengan kebijakan top management, yang dapat membantu
perusahaan mewujudkan hasil yang berpotensi dari teknologi informasi.
8.
Dalam era informasi sekarang ini,
kepemilikan informasi merupakan hal yang sangat penting dan berharga, namun
jika digunakan dengan tidak bijaksana akan menimbulkan masalah. Suatu teknologi
tidak dapat berjalan dengan sendirinya dalam setiap permasalahan.
9.
TQM dapat diterapkan dalam teknologi
informasi apabila memenuhi syarat-syarat berikut:
a.
Setiap perusahaan/organisasi harus
secara terus menerus melakukan perbaikan proses pada mutu produk dan layanan,
sehingga dapat memuaskan konsumen.
b.
Memberikan kepuasan kepada pemilik,
supplier, karyawan dan para pemegang saham
c.
Memiliki wawasan dan pandangan jauh
kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan produk atau layanan.
d.
Fokus utama ditujukan pada proses,
baru pada hasil.
e.
Menciptakan kondisi di mana para
karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.
Oleh karena itu penggunaan teknologi
informasi bagi perusahaan harus disesuaikan dengan kondisi, beberapa penggunaan
teknologi informasi yang dapat diterapkan bagi perusahaan.
10.
Menggunakan IT untuk meningkatkan
jumlah customer dengan memperbesar pasar melalui internet. Cara yang termudah
adalah dengan membuat website, karena sudah banyak tersedia program-program
komputer untuk memudahkan dalam membuat website.
11.
Menggunakan IT untuk meningkatkan
kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan menggunakan IT perusahaan
dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat membantu meningkatkan
produknya. Misalnya bertukar informasi dengan pakar yang secara fisik berlokasi
jauh dengan menggunakan email.
12.
Menggunakan IT untuk meningkatkan
kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai contoh LAN intranet dapat dipasang di
perusahaan/organisasi untuk mempercepat proses pertukaran informasi dalam
bentuk email dan file sharring.
- Manfaat
Penerapan Konsep Kualitas
Salah satu cara terbaik dalam persaingan global adalah
dengan menghasilkan suatu produk barang atau jasa dengan kualitas terbaik.
Kualitas terbaik akan diperoleh dengan melakukan upaya perbaikan secara
terus-menerus terhadap kemampuan manusia, proses, dan lingkungan. Penerapan TQM
adalah hal yang sangat tepat agar dapat memperbaiki unsur-unsur tersebut secara
berkesinambungan. Penerapan TQM dapat memberikan beberapa manfaat utama,
sebagai berikut.
Dengan perbaikan
kualitas berkesinambungan, perusahaan akan dapat memperbaiki posisi persaingan.
Dengan posisi yang lebih baik akan meningkatkan pangsa pasar dan menjamin harga
yang lebih tinggi. Hal ini akan memberikan penghasilan lebih tinggi dan secara
otomatis laba yang diperoleh akan lebih meningkat. Upaya perbaikan kualitas
akan menghasilkan peningkatan output yang bebas dari kerusakan atau mengurangi
produk yang cacat. Berkurangnya produk yang cacat berarti berkurang pula biaya
operasi yang dikeluarkan perusahaan sehingga akan diperoleh laba yang semakin
besar.
Manfaat TQM dalam jangka panjang, manfaat utama penerapan TQM pada sektor
publik adalah perbaikan pelayanan, pengurangan biaya dan kepuasan pelanggan.
Perbaikan progresif dalam sistem manajemen dan kualitas pelayanan menghasilkan
peningkatan kepuasan pelanggan.
- Keuntungan
Penerapan Teknologi Informasi Dalam Penerapan Konsep Kualitas
Keuntungan yang dapat diraih dengan penerapan
teknologi informasi meliputi bidang (1) perluasan tujuan perusahaan, (2)
mengorganisir kebutuhan yang diperlukan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan,
(3)mengatur tanggung jawab seluruh pihak terkait dalam pencapaian tujuan, (4)
mengatur kebutuhan sumberdaya lain, (5) mempermudah proses pelatihan karyawan
yang terlibat, (6) mempermudah evaluasi kinerja, (7) mempermudah evaluasi
kinerja secara periodik, (8) mempermudah system rewards berdasarkan kinerja
karyawan perusahaan (Juran, 1988; Brennan, 2001).
Dalam
penelitian lain bahkan disebutkan bahwa proses aplikasi teknologi informasi
dapat membantu program TQM perusahaan dalam meningkatkan pelayanannya terhadap
konsumen. Dalam beberapa kasus ditemukan bahwa penggunaan teknologi informasi
dapat memberikan penjelasan yang lebih baik kepada konsumen perusahaan
(Lagrosen, 2001).
- Keuntungan
Penerapan Teknologi Informasi dalam penerapan konsep kualitas
Keuntungan yang dapat diraih dengan penerapan
teknologi informasi meliputi bidang
(1) perluasan tujuan perusahaan,
(2)
mengorganisir kebutuhan yang diperlukan dalam usaha pencapaian tujuan
perusahaan
(3)mengatur tanggung jawab seluruh pihak terkait dalam pencapaian
tujuan,
(4) mengatur kebutuhan sumberdaya lain,
(5) mempermudah proses
pelatihan karyawan yang terlibat,
(6) mempermudah evaluasi kinerja,
7)
mempermudah evaluasi kinerja secara periodik,
(8) mempermudah system rewards
berdasarkan kinerja karyawan perusahaan (Juran, 1988;
Brennan, 2001).
Dalam penelitian lain bahkan disebutkan bahwa proses
aplikasi teknologi informasi dapat membantu program TQM perusahaan dalam
meningkatkan pelayanannya terhadap konsumen. Dalam beberapa kasus ditemukan
bahwa penggunaan teknologi informasi dapat memberikan penjelasan yang lebih
baik kepada konsumen perusahaan (Lagrosen, 2001).
